Valora archiviert neu via Arcplace

Der auf Daten- und Dokument-Management spezialisierte Zürcher IT-Dienstleister Arcplace archiviert neu auch die Personaldossiers des Kioskbetreibers und der Brezelkönig-Mutter Valora. Bei der 80-köpfigen Arcplace streicht man das Projekt als namhafte Referenz hervor. Allerdings ist Valora schon seit 2011 Kunde und das Projekt wurde bereits Ende letzten Jahres abgeschlossenen.
 
Dabei ging es darum, dass die Valora Gruppe, die zuletzt 4230 Mitarbeitende ausgewiesen hat, vor dem Problem stand, ein rechtskonformes Archiv für seine Personaldossiers in SAP aufzubauen.
 
Denn das bestehende digitale Personaldossier-Archiv, dass auf der Technologie Windream basierte, sei veraltet gewesen. Es habe nicht mehr den gestiegenen Compliance-Anforderungen genügt, die Zugriffe auf die Personalinformationen seien zu wenig differenziert steuerbar gewesen und Medienbrüche im Archivierungsprozess hätten einen grossen Arbeitsaufwand zur Folge gehabt.
 
Diese drei Problemfelder habe man innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft adressieren müssen, schreibt Arcplace.
 
Man habe für die 378'000 Dokumente auf der Basis der weit verbreiteten Archivsoftware KGS ContentServer4Storage eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Dazu sei die vorhandene Scanning-Infrastruktur so angepasst worden, dass Dokumente mit ihren Metadaten mit dem SAP-System verknüpft und ins Archiv übernommen werden können.
 
Ausserdem habe man mit dem Rückgriff auf die KGS-Software Zadoc Erweiterungen möglich gemacht, die im SAP nicht standardisiert zur Verfügung stehen. So können neu auch zusätzliche Attribute verarbeitet werden oder es sind auch SAP-unabhängige Zugriffe möglich.
 
Die konkrete Datenübernahme aus Windream sei in zwei Tagen abgewickelt worden.

Die Struktur der Personaldossiers habe man in enger Zusammenarbeit mit dem HR von Valora an die aktuellen Arbeitsprozesse angepasst. Heute würden die rechtskonform archivierten Dossiers direkt im SAP-Personalwirtschaftssystem HCM zur Verfügung stehen.
 
Die Valora Gruppe ist langjähriger Kunde von Arcplace und betreibt etwa 2800 Verkaufsstellen in der DACH-Region und den Niederlanden. Der Zürcher IT-Dienstleister Arcplace gibt an, bei gut 900 Kunden rund 80 Millionen digitale Dokumente zu archivieren und verwalten. (vri)