"Weniger ist mehr"

IT-Anbieter für die öffentliche Verwaltung fordern weniger Muss-Kriterien sowie weniger Bürokratie, etwa in Form von formalen Anforderungen bei Ausschreibungen.
 
Heute findet in Bern die vierte IT-Beschaffungskonverenz statt. An der Tagung, die dieses Jahr unter dem Thema "Beschafffung und Steuerung von komplexen Informatikprojekten" steht, wurde auch über das Beschaffungsrecht aus Anbietersicht diskutiert.
 
Im Zentrum stand die Frage, was Beschaffungsstellen besser machen sollten, um gute Angebote zu erhalten. Dazu referierten Juliette Hotz, Legal Counsel bei Swisscom, und Abacus-CEO Claudio Hintermann. Weitere Inputs lieferte der Berater Christopher S. Kälin sowie von Behördenseite Erich Hofer, Leiter ICT der Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern.
 
Zu viel Bürokratie
In einem Punkt waren sich die Redner einig: Ausschreibungen werden viel zu schnell viel zu umfangreich. Es sei keine Seltenheit, dass sich ein Anbieter durch 250 Seiten und mehr quälen oder 300 Checkboxen pro Ausschreibung "ankreuzeln" muss. Für viele Anbieter wird dies schnell zu aufwendig. "Unsere Erfahrung zeigt, dass die Tendenz immer mehr in Richtung Formalisierung und noch umfangreichere Ausschreibungen geht", führte Hotz von Swisscom aus. Dadurch werde es unglaublich mühsam bei Ausschreibungen mitzumachen. Dem stimmt auch Hintermann zu. In gewissen Fällen habe man fast das Gefühl, die seriösen Anbieter würden so ausgefiltert.
 
Klar machen Eckwerte und gewisse Kriterien Sinn. Schliesslich brauche es ja eine Basis, auf der eine Offerte erstellt werden kann. Hotz plädiert jedoch für weniger Eignungskriterien und flexiblere Zuschlagskriterien. So habe man als Anbieter die Chance mit gewissen Aspekten zu Punkten, Anbieter können sich von einander differenzieren und es ermögliche ausserdem innovativere Lösungen.
 
Manchmal ist weniger mehr
"Wenn die Ausschreibung schlecht ist, kommen auch keine guten Angebote", ist sich Christopher Kälin sicher. Auch er stimmte seinen Vorrednern zu und plädierte für schlankere Ausschreibungen. Von den Behörden wünscht er sich zum einen, dass den Anbietern mehr Zeit gelassen werde. Denn ein Angebot könne man nicht "schnell mal erledigen". Hier fehle häufig das Verständnis von der Anbieterseite. Ausserdem fordert er, ähnlich wie auch Hotz, dass die Anforderungen nicht überspezifiziert werden und nur die nötigsten Muss-Kriterien enthalten. Weniger sei in diesem Fall eben mehr.
 
Auch Transparenz ist den Anbietern wichtig. Dabei geht es zum einen um die Kosten, wie Claudio Hintermann hervorhob. Er fordert öffentliche Preislisten, auf denen die einzelnen Posten wie etwa die einmaligen Kosten für die Softwarebeschaffung oder wiederkehrende Kosten für den Support oder das Hosting aufgelistet werden. Nur wenn dies klar und einzeln aufgelistet sei, können Angebote auch miteinander verglichen werden. Ausserdem würde es gewisse Offerten verhindern. Wenn sich ein Anbieter bewusst wäre, dass die Kosten transparent und offen dargelegt werden müssen, würden gewisse Dinge nicht offeriert werden, ist Hintermann überzeugt.
 
Transparenz meint aber auch Offenheit über die Beurteilung. Es reiche nicht, bei einer Ausschreibung zu sagen, 30 Prozent mache die "technische Lösung aus". Kälin fordert, dass transparent kommuniziert wird, welches denn die wichtigen Posten der technischen Lösung seien. So könnten Anbieter besser entscheiden, ob sie sich um einen Zuschlag bemühen - und Geld und Zeit in eine Offerte investieren. Ausserdem heisse Transparenz für ihn auch, dass es umfangreichere Fragemöglichkeiten gibt. Eine Fragerunde reiche dazu nicht. Gerade bei komplexen IT-Projekten lohne sich hier der Aufwand auf der Beschaffungsseite. (Katharina Jochum)
 
(Foto: Christian Schnettelker)